KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. Giriş
1.1. Politikanın Amacı
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında VG Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik (“VG Mali Müşavirlik”) olarak, kişisel verilerin yasalara uygun olarak işlenmesi ve korunması en mühim önceliklerimiz arasındadır. Tüm planlama ve iş faaliyetlerimizde de aynı önceliği takip etmekteyiz. Bu çerçevede Kanun’un 10. maddesi gereğince sizleri aydınlatmak; kişisel verilerin işlenmesi ve korunması kapsamında uygulayacağımız bütün idari ve teknik tedbirleri bildirmek amacıyla işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nı (“Politika”) sizlerin bilgisine sunarız.
1.2 Kapsamı
İşbu Politika, kişisel verilerin işlenme şartlarını belirlemekte ve VG Mali Müşavirlik tarafından kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen prensipleri ortaya koymaktadır. Bu bağlamda Politika; VG Mali Müşavirlik tarafından gerçekleştirilen Kanun kapsamındaki bütün kişisel veri işleme faaliyetlerini, işlenen tüm kişisel verileri ve bu verilerin sahiplerini kapsamaktadır.
1.3 Tanımlar
Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Anonim Hale Getirme | Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
Çalışan Adayı | VG Mali Müşavirlik bünyesinde çalışmayan ancak çalışan adayı statüsünde olan gerçek kişiler. |
Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Veri Sahibi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kanun | 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler. |
Politika | VG Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası |
VG Mali Müşavirlik | VG Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik |
Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir. |
Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişidir. |
Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir. |
İş Ortakları | VG Mali Müşavirliğ’in ticari faaliyetleri çerçevesinde sözleşmesel ilişkiler kapsamında ortaklık kurduğu kişiler. |
1.4 Politikanın Yürürlüğü
VG Mali Müşavirlik tarafından düzenlenen bu Politika 18.10.2020 tarihinde yürürlüğe girmiş ve kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır. VG Mali Müşavirliğ’in, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel haline https://www.vgmalimusavirlik.com/kvkk web sayfasından erişilebilirsiniz.
2. VG Mali Müşavirliğ’in Yürüttüğü Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerine Yönelik Bilgiler
2.1 Veri Sahipleri
Politika kapsamındaki veri sahipleri, VG Mali Müşavirlik tarafından kişisel verileri işlenen, VG Mali Müşavirlik çalışanları dışındaki tüm gerçek ve tüzel kişilerdir. Genel olarak veri sahipleri aşağıdaki şekilde sıralanabilir:
Veri Sahibi Kategorileri | Açıklama |
Müşteriler | VG Mali Müşavirliğ’in sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlanan gerçek ve tüzel kişileri ifade eder. |
Potansiyel Müşteriler | VG Mali Müşavirliğ’in sunduğu ürün ve hizmetlere ilgi gösteren, müşteriye dönüşme potansiyeli olan gerçek ve tüzel kişileri ifade eder. |
Çalışan Adayları | VG Mali Müşavirliğ’e CV göndererek veya başka yöntemlerle iş başvurusu yapan gerçek kişileri ifade eder. |
Ziyaretçiler | VG Mali Müşavirliğ’i herhangi bir nedenden dolayı ziyarete gelen kişileri ifade eder. |
Üçüncü Kişiler | Yukarıda yer verilen veri sahibi kategorileri ile VG Mali Müşavirlik çalışanları hariç gerçek kişileri ifade etmektedir. |
Yukarıdaki tabloda açıklanan veri sahibi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. Veri sahibinin bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde veri sahibi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.
2.2 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
2.2.1 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu ile diğer yasal mevzuat kapsamında ve doğrultusunda kişisel verileriniz:
- Müşavirliğimizce verilmekte olan her türlü hizmetin gerçekleştirilmesi ve bunlardan faydalanılabilmesi,
- İşlem sahibinin bilgilerini tespit için kimlik, adres ve diğer gerekli bilgilerin kaydedilmesi,
- Talep ettiğiniz veya edeceğiniz ürün ve hizmetlere ilişkin olarak tarafınızla iletişim kurulabilmesi,
- Müşavirliğimizce yapılmakta olan raporlama, mali veri, sigorta, vergi hesaplamaları,
- Gelir İdaresi Başkanlığına bağlı E-Beyanname hesaplamaları,
- SGK Başkanlığı’na bağlı E-Bildirge hesaplamaları ve tespiti gibi amaçlarla kullanılması,
- Müşavirliğimizce 3568 sayılı Kanun kapsamındaki faaliyetlerin yerine getirilebilmesi,
- Elektronik veya basılı ortamda işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi,
- Yasal mevzuat kapsamında sair kamu otoritelerince öngörülen veya talep olunan bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, tarafınızca talep edilen ürün ve hizmetlerin sunulabilmesi,
- Tarafınızla akdetmiş olduğumuz sözleşmelerin gereğinin yerine getirilmesi,
- Müşteri talep ve/veya şikayetlerinin takibi,
2.2.2 VG Mali Müşavirlik insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi:
- Yetenek- kariyer gelişimi faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- VG Mali Müşavirlik çalışanları için iş akdi ve/veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icra edilmesi,
- VG Mali Müşavirlik içi oryantasyon aktivitelerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Personel çıkış işlemlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Ücret yönetimi,
- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,
- Personel temin süreçlerinin yönetilmesi,
- VG Mali Müşavirlik için atama-terfi ve işten ayrılma süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve/veya denetimi,
- VG Mali Müşavirlik içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icra edilmesi,
- Çalışan memnuniyetinin ve/veya bağlılığı süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Çalışanların iş ve/veya üretim süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Stajyer ve/veya öğrenci temin, yerleştirilmesi ve operasyon süreçlerinin planlanması ve/veya icra edilmesi.
2.2.3 VG Mali Müşavirlik tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi:
- Etkinlik yönetimi,
- İş faaliyetlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Operasyon süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icra edilmesi,
- Bilgi teknolojileri altyapısının oluşturulması ve yönetilmesi,
- İş ortaklarının bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi,
- Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerin planlanması ve icra edilmesi,
- Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icra edilmesi,
- İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icra edilmesi,
- Lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icra edilmesi.
2.2.4 VG Mali Müşavirliğ’inin ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icra edilmesi: İş ortakları ile olan ilişkilerin yönetilmesi.
2.2.5 VG Mali Müşavirliğ’inin ve VG Mali Müşavirlik ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini:
- Hukuk işlerinin takibi
- VG Mali Müşavirlik faaliyetlerinin VG Mali Müşavirlik prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi,
- Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
- VG Mali Müşavirlik denetim faaliyetlerinin planlanması ve icra edilmesi,
- İş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icra edilmesi,
- Kredi süreçleri risk yönetiminin gerçekleştirilmesi,
- VG Mali Müşavirlik yerleşkeleri ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini,
- VG Mali Müşavirlik operasyonlarının güvenliğinin temini,
- VG Mali Müşavirliğ'in finansal risk süreçlerinin planlanması ve/veya icra edilmesi,
- VG Mali Müşavirlik demirbaşlarının ve/veya kaynaklarının güvenliğinin temini.
2.3 Kişisel Veri Kategorileri
VG Mali Müşavirlik tarafından aşağıdaki şekilde kategorize edilen kişisel veriler, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:
Veri Kategorisi | Açıklama |
Kimlik bilgisi | Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, SMMM kimliği, evlilik cüzdanı gibi belgelerde yer alan bilgiler. |
İletişim bilgisi | Kişiyle iletişim kurmak için kullanılan bilgiler (örn. e-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres). |
Müşteri bilgisi | Hizmetlerimizden faydalanan müşterilere ait bilgiler (örn. müşteri no, meslek bilgisi, vb.). |
Müşteri işlem bilgisi | Hizmetlerimizden faydalanan müşteriler tarafından gerçekleştirilen her türlü işleme ilişkin bilgiler. |
Fiziksel mekân güvenlik bilgisi | Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler. |
İşlem güvenliği bilgisi | VG Mali Müşavirliğ’in ticari faaliyetlerini yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliği sağlamak için işlenen kişisel veriler. |
Finansal bilgi | VG Mali Müşavirliğ’in kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler. |
Çalışan adayı bilgisi | VG Mali Müşavirliğ’in çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya VG Mali Müşavirlik ile çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler. |
Hukuki işlem ve uyum bilgisi | VG Mali Müşavirliğ’in hukuki alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri ve VG Mali Müşavirliğin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler. |
Denetim ve teftiş bilgisi | VG Mali Müşavirliğ’in kanuni yükümlülükleri ve VG Mali Müşavirlik politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler. |
Özel nitelikli veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Pazarlama bilgisi | VG Mali Müşavirliğ’in sunduğu hizmetlerin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler. |
Talep/şikayet yönetimi bilgisi | VG Mali Müşavirliğ’e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler. |
İtibar yönetimi bilgisi | VG Mali Müşavirliğ’in ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler. |
Olay yönetimi bilgisi | VG Mali Müşavirliğ’in ticari hak ve menfaatleri ile müşterilerinin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler. |
3. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlke ve Şartlar
VG Mali Müşavirlik, Kanun’un 4. maddesine uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. VG Mali Müşavirlik, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza eder.
3.1 Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler
VG Mali Müşavirlik, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak veri sahiplerini aydınlatmaktır ve rıza alınması gereken durumlarda veri sahiplerinden rızalarını talep ederek bu kişisel verileri aşağıda belirtilen ilkeleri esas alarak işler.
3.1.1 Verilerin Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşlenmesiVG Mali Müşavirlik, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca VG Mali Müşavirlik veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır.
3.1.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasının Sağlanması Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, VG Mali Müşavirlik açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması için gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında VG Mali Müşavirliğ’inin aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sebeple VG Mali Müşavirlik tarafından veri sahibi olan ilgili kişinin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanalları açıktır.
3.1.3 Verilerin Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşlenmesiVG Mali Müşavirlik, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar kişisel veriyi işlemektedir.
3.1.4 Verilerin İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü OlmasıVG Mali Müşavirlik; kişisel verileri, iştigal konusu ile ilgili ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
3.1.5 Verilerin İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza EdilmesiVG Mali Müşavirlik, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda; öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler VG Mali Müşavirlik tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
3.2 Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar Kanun’un 5. Maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde kişisel verileriniz VG Mali Müşavirlik tarafından işlenmektedir.
3.2.1 Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. Kişisel verilerin, kişisel veri sahibinin açık rıza vermesine bağlı olarak işlenmesi için, müşteri, potansiyel müşteri ve ziyaretçilerden ilgili yöntemler ile açık rızaları alınmaktadır.
3.2.2 Kişisel veri işleme faaliyetlerinin kanunlarda açıkça ön görülmesi Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde veri sahibinin açık rızası olmadan da hukuka uygun olarak işlenebilmektedir.
3.2.3 Fiili imkansızlık sebebiyle kişinin açık rızasının alınamaması Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınmayacak olan kişinin kendisinin veya başka bir kişinin hayatı ya da beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilmektedir.
3.2.4 Kişisel verinin, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgisi olması Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
3.2.5 VG Mali Müşavirliğ’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesiVG Mali Müşavirliğ’in veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlenmenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilmektedir.
3.2.6 Veri sahibinin kişisel verilerinin alenileştirilmesi Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir.
3.2.7 Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
3.2.8 VG Mali Müşavirliğ’in meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, VG Mali Müşavirliğ’in meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
3.3 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
VG Mali Müşavirlik tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır. VG Mali Müşavirlik tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
- Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
- Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
- Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
- Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.
4. Kişisel Verilerin Aktarılması
VG Mali Müşavirlik hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini yurt içi veya yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilmektedir. VG Mali Müşavirlik bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
4.1 Kişisel verilerin yurt içindeki üçüncü kişilere aktarımı
Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve bu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz VG Mali Müşavirlik tarafından aktarılabilmektedir.
4.2 Kişisel verilerin yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarımı
VG Mali Müşavirlik bu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilmektedir. VG Mali Müşavirlik tarafından kişisel veriler; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılmaktadır. VG Mali Müşavirlik bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
4.3 Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler ve aktarılma amaçları
Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde VG Mali Müşavirlik, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:
Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanım | Amaç |
İş Ortağı | VG Mali Müşavirlik’in ticari faaliyetlerini yürütürken iş ortaklığı kurduğu taraflar | İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak kişisel verilerin paylaşımı |
Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Hukuken VG Mali Müşavirlik’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı |
Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri | Hukuken VG Mali Müşavirlik’ten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri | İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak verilerin paylaşımı |
5. Veri Sahibinin Hakları ve İlgili Hakların Kullanılması
5.1 Kişisel veri sahibinin hakları:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel verilerin doğrudan veri sahibinden elde edilmemesi halinde; VG Mali Müşavirlik tarafından;
- Kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,
- Kişisel verilerin veri sahipleri kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında,
- Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada veri sahiplerinin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.
5.2 Kişisel veri sahibinin haklarını ileri süremeyeceği haller:
Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 5.1’de sayılan haklarını ileri süremezler:
- Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında islenmesi,
- Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
KVK Kanunu’nun 28.2. maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 5.1’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
- Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
- Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
- Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
6. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde VG Mali Müşavirliğin kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda VG Mali Müşavirlik ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere VG Mali Müşavirlik içerisinde gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak; bu konuda gerekli işleyiş mekanizmaları geliştirmiş olup; bu yükümlülüklerine uygun davranmak üzere ilgili iş birimlerini eğitmekte, görevlendirme ve farkındalıklarını sağlamaktadır.